Z dużą dozą prawdopodobieństwa ZUS zechce je wyjaśnić, zlecając swoim kontrolerom gruntowne sprawdzenie zakładu pracy. Brak korekt jest również przyczyną wstrzymywania wypłaty świadczeń z ZUS i odmowy wydania zaświadczeń o niezaleganiu w składkach, co zamyka drogę do wygrania przetargu, czy uzyskania kredytu.
Dlaczego korekty deklaracji ZUS są tak ważne i jakie są konsekwencje ich niezłożenia?
Niewyjaśnione korektami różnice w deklaracjach ZUS uruchamiają postępowanie wyjaśniające. Organ wysyła do pracodawcy pisma i wezwania z żądaniem wyjaśnienia nieścisłości. Dopóki dział kadr firmy odpowiada ZUS-owi na bieżąco, wszystko jest w porządku. Po złożeniu wyjaśnień urzędnik zamyka daną sprawę. Jednak brak udzielenia wyjaśnień może skutkować gruntowną kontrolą zakładu pracy.
Obowiązek comiesięcznych rozliczeń z ZUS
Pracodawcy zobowiązani są do comiesięcznego rozliczania się z ZUS-em. W tym celu przygotowują deklaracje rozliczeniowe: imienne raporty za ubezpieczonych ZUS RCA i ZUS RSA oraz łączne zestawienie składek do zapłaty ZUS DRA. W wyniku różnych błędów, np. ludzkiej pomyłki, zmiany wynagrodzenia, czy zbyt późnego dostarczenia do działu płac niezbędnych dokumentów, konieczne może okazać się skorygowanie listy płac, a co za tym idzie również korekta rozliczenia z ZUS-em.
Częstym błędem w deklaracji ZUS, prowadzącym do powstania niedopłaty, jest zastosowywanie nieodpowiedniego kodu na deklaracji rozliczeniowej. W przypadku ubezpieczonego, który został wyrejestrowany, a wypłata/dopłata nastąpiła nie wcześniej niż w następnym miesiącu po ustaniu ubezpieczenia, w imiennym raporcie RCA powinien zostać zastosowany kod 30 00. Brak poprawnego kodu na deklaracji rozliczeniowej może spowodować, że ZUS sam dokona zmiany kodu, przez co zdubluje kwoty z imiennego raportu ubezpieczonego – według danych ZUS-u na koncie płatnika powstanie więc niedopłata.
Komplikacje rozliczeniowe rodzi też sytuacja, w której pracownik otrzymuje wynagrodzenie do 10 następnego miesiąca (np. zatrudniony od 1 września, jednak pierwszą wypłatę otrzymuje do 10 października – czyli w październiku) albo np. nadgodziny/premie są wypacane osobno, czyli najpierw robiony jest przelew podstawy wynagrodzenia (np. we wrześniu), a dopiero potem wyliczana jest premia i wypłacana np. do końca roku. Wówczas należy pamiętać o konieczności sporządzenia tak zwanego „zerowego” („0”) raportu Imiennego (RCA). W przypadku jego braku ZUS nie posiada kompletu danych o okresach ubezpieczenia takiej osoby, co np. w sytuacji starania się o świadczenia może spowodować wstrzymanie ich wypłaty (chodzi o wszystkie świadczenia, które wypłaca ZUS, czyli: zasiłek chorobowy, macierzyński, rodzicielski, opiekuńczy, świadczenie rehabilitacyjne).
Pomyłka w kodzie, np. zgłoszenie pracownika z kodem zleceniobiorcy (błąd ludzki) – w przypadku kiedy to ZUS wypłaca zasiłki, może sprawić, że Zakład nie wypłaci świadczenia do momentu wyjaśnienia rodzaju ubezpieczenia
Błędy rozliczeniowe
Poprawa podstawy do ubezpieczenia w imiennych raportach to nie ostatni etap. Po jej dokonaniu płatnik musi jeszcze pamiętać o przeliczeniu deklaracji DRA (łączne podliczenie składek do zapłaty za wszystkich ubezpieczonych). Jeśli tego nie zrobi powstanie różnica składek pomiędzy raportami ubezpieczonych, a kwotą do zapłaty przez płatnika. W oczach ZUS znów powstanie nadpłata lub niedopłata.
Od 2022 roku można składać korekty deklaracji ZUS tylko za okres do 5 lat wstecz. Co to oznacza? Przed zmianą przepisów o zwrot nadpłaty w składkach przedsiębiorcy mogli ubiegać się bez ograniczeń czasowych. Dziś, jeśli po zrobieniu korekt na koncie płatnika powstałaby nadpłata, to jej część sięgająca ponad 5 lat wstecz jest nie do odzyskania.
Celem zmiany zasad korygowania deklaracji było ukrócenie praktyk „optymalizowania” stanowisk pracy na potrzeby składek wypadkowych. Niemal wszystkie składki ZUS są stałe i procentowo równe dla wszystkich. Składka na ubezpieczenie emerytalne wynosi 19,52% podstawy wymiaru składek, na ubezpieczenia rentowe – 8,00%, na ubezpieczenie chorobowe – 2,45%. Tylko stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe jest różnicowana i uzależniona od liczby osób ubezpieczonych w firmie oraz branży, w jakiej działa przedsiębiorstwo.
W przypadku więc zakładów pracy o podwyższonym ryzyku, np. tartaku, składka na ubezpieczenie wypadkowe wyliczana jest według maksymalnych stawek. Niektórzy przedsiębiorcy potrafią jednak tak zmodyfikować charakterystykę stanowiska, by z miejsca pracy o wysokim ryzyku wypadku zamienić je na zagrożone w stopniu umiarkowanym lub niskim. To powodowało obniżkę stawki należnej składki wypadkowej i dawało szansę pracodawcom na złożenie korekt deklaracji i wystąpienie o nadpłatę. Niejednokrotnie w grę wchodziły ogromne kwoty.
Niemniej możliwość odzyskania nadpłaconych składek nadal istnieje, tyle że tylko do 5 lat wstecz. Warunkiem jest złożenie prawidłowej korekty deklaracji ZUS.
Niedopłata na koncie płatnika
Na koncie płatnika może powstać nie tylko nadpłata składek, o której zwrot można wystąpić składając korektę. Możliwa jest również niedopłata. W takim przypadku konieczne jest uregulowanie zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Zakład Ubezpieczeń Społecznych może przymusić płatnika do złożenia stosownych korekt np. odmawiając wydania zaświadczenia o niezaleganiu w składkach, co może zamknąć drogę do pozytywnego rozpoznania wniosków kredytowych i korzystnego rozstrzygnięcia konkursów przetargowych.
Składanie korekt deklaracji jak i poprawne prowadzenie dokumentacji ZUS, jest ważne również z innych powodów. Choćby dlatego, że przedsiębiorca chcąc np. rozłożyć swoją płatność w ZUS-ie na raty musi spełnić warunek poprawnego złożenia wszystkich deklaracji i raportów.
Autor: Skarbiec Corporate Services z do grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec, specjalizuje się w prowadzeniu księgowości, rachunkowości i outsoursingu kadr i płac
[authors] => Array ( [0] => Array ( [author_id] => 187 [author_pid] => 990 [author_name] => Kancelaria Prawna Skarbiec [authortype_id] => 3 [author_info] => [author_position] => [author_email] => sekretariat@kancelaria-skarbiec.pl [author_profile] => [display_author] => 0 [author_type] => firmy [twitter_link] => [linkedin_link] => [author_photo] => Array ( [pid] => 115507 [itemserver_id] => 37918 [img_width] => 225 [img_height] => 300 [path] => 9bb/c82/skarbiec_logo_225x300.jpg [mime] => image/jpeg [country_item] => pl [title] => [description] => [alt] => ) [author_name_url] => kancelaria-prawna-skarbiec ) ) [link] => /moja-firma/12592/kontrola-zus/ [articletype] => Array ( [articletype_name] => prawo i podatki [articletype_superior] => 2 [permanent] => 0 [display_author] => 1 [link] => 33 [advertising] => 0 [articletype_name_url] => prawo-podatki ) [images] => Array ( [first] => Array ( [0] => Array ( [pid] => 198733 [country_item] => pl [description] => [path] => c73/3b8/zus.jpg [class] => image-jpeg [mime] => image/jpeg [title] => [img_width] => 440 [img_height] => 440 [itemserver_id] => 49349 ) ) [article] => Array ( [0] => Array ( [pid] => 198735 [country_item] => pl [description] => Niewyjaśnione korektami różnice w deklaracjach ZUS uruchamiają postępowanie wyjaśniające. Organ wysyła do pracodawcy pisma i wezwania z żądaniem wyjaśnienia nieścisłości. Dopóki dział kadr firmy odpowiada ZUS-owi na bieżąco, wszystko jest w porządku. [path] => 31c/573/przedsiebiorcy-sprawdzaja.jpg [class] => image-jpeg [mime] => image/jpeg [title] => Koryguj na bieżąco [img_width] => 1600 [img_height] => 1067 [itemserver_id] => 49351 ) [1] => Array ( [pid] => 198734 [country_item] => pl [description] => Częstym błędem w deklaracji ZUS, prowadzącym do powstania niedopłaty, jest zastosowywanie nieodpowiedniego kodu na deklaracji rozliczeniowej. [path] => 116/8a4/zus-kasa.jpg [class] => image-jpeg [mime] => image/jpeg [title] => Częsta pomyłka [img_width] => 1600 [img_height] => 1200 [itemserver_id] => 49350 ) ) ) [og_image] => 31c/573/przedsiebiorcy-sprawdzaja.jpg [article_date_formated] => 25.12.2022 [article_day] => Niedziela [article_img] => Array ( [0] => Array ( [pid] => 198735 [country_item] => pl [description] => Niewyjaśnione korektami różnice w deklaracjach ZUS uruchamiają postępowanie wyjaśniające. Organ wysyła do pracodawcy pisma i wezwania z żądaniem wyjaśnienia nieścisłości. Dopóki dział kadr firmy odpowiada ZUS-owi na bieżąco, wszystko jest w porządku. [path] => 31c/573/przedsiebiorcy-sprawdzaja.jpg [class] => image-jpeg [mime] => image/jpeg [title] => Koryguj na bieżąco [img_width] => 1600 [img_height] => 1067 [itemserver_id] => 49351 ) [1] => Array ( [pid] => 198734 [country_item] => pl [description] => Częstym błędem w deklaracji ZUS, prowadzącym do powstania niedopłaty, jest zastosowywanie nieodpowiedniego kodu na deklaracji rozliczeniowej. [path] => 116/8a4/zus-kasa.jpg [class] => image-jpeg [mime] => image/jpeg [title] => Częsta pomyłka [img_width] => 1600 [img_height] => 1200 [itemserver_id] => 49350 ) ) [article_alt] => ) [images] => Array ( [0] => Array ( [pid] => 198735 [country_item] => pl [description] => Niewyjaśnione korektami różnice w deklaracjach ZUS uruchamiają postępowanie wyjaśniające. Organ wysyła do pracodawcy pisma i wezwania z żądaniem wyjaśnienia nieścisłości. Dopóki dział kadr firmy odpowiada ZUS-owi na bieżąco, wszystko jest w porządku. [path] => 31c/573/przedsiebiorcy-sprawdzaja.jpg [class] => image-jpeg [mime] => image/jpeg [title] => Koryguj na bieżąco [img_width] => 1600 [img_height] => 1067 [itemserver_id] => 49351 ) [1] => Array ( [pid] => 198734 [country_item] => pl [description] => Częstym błędem w deklaracji ZUS, prowadzącym do powstania niedopłaty, jest zastosowywanie nieodpowiedniego kodu na deklaracji rozliczeniowej. [path] => 116/8a4/zus-kasa.jpg [class] => image-jpeg [mime] => image/jpeg [title] => Częsta pomyłka [img_width] => 1600 [img_height] => 1200 [itemserver_id] => 49350 ) ) [imagesCount] => 2 [book] => Array ( ) [brands] => Array ( ) )Kontrola z ZUS
Brak korekt deklaracji sprawia, że w oczach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w rozliczeniach pracodawcy występują nieprawidłowości.
Z dużą dozą prawdopodobieństwa ZUS zechce je wyjaśnić, zlecając swoim kontrolerom gruntowne sprawdzenie zakładu pracy. Brak korekt jest również przyczyną wstrzymywania wypłaty świadczeń z ZUS i odmowy wydania zaświadczeń o niezaleganiu w składkach, co zamyka drogę do wygrania przetargu, czy uzyskania kredytu.
Dlaczego korekty deklaracji ZUS są tak ważne i jakie są konsekwencje ich niezłożenia?
Niewyjaśnione korektami różnice w deklaracjach ZUS uruchamiają postępowanie wyjaśniające. Organ wysyła do pracodawcy pisma i wezwania z żądaniem wyjaśnienia nieścisłości. Dopóki dział kadr firmy odpowiada ZUS-owi na bieżąco, wszystko jest w porządku. Po złożeniu wyjaśnień urzędnik zamyka daną sprawę. Jednak brak udzielenia wyjaśnień może skutkować gruntowną kontrolą zakładu pracy.
Obowiązek comiesięcznych rozliczeń z ZUS
Pracodawcy zobowiązani są do comiesięcznego rozliczania się z ZUS-em. W tym celu przygotowują deklaracje rozliczeniowe: imienne raporty za ubezpieczonych ZUS RCA i ZUS RSA oraz łączne zestawienie składek do zapłaty ZUS DRA. W wyniku różnych błędów, np. ludzkiej pomyłki, zmiany wynagrodzenia, czy zbyt późnego dostarczenia do działu płac niezbędnych dokumentów, konieczne może okazać się skorygowanie listy płac, a co za tym idzie również korekta rozliczenia z ZUS-em.
Częstym błędem w deklaracji ZUS, prowadzącym do powstania niedopłaty, jest zastosowywanie nieodpowiedniego kodu na deklaracji rozliczeniowej. W przypadku ubezpieczonego, który został wyrejestrowany, a wypłata/dopłata nastąpiła nie wcześniej niż w następnym miesiącu po ustaniu ubezpieczenia, w imiennym raporcie RCA powinien zostać zastosowany kod 30 00. Brak poprawnego kodu na deklaracji rozliczeniowej może spowodować, że ZUS sam dokona zmiany kodu, przez co zdubluje kwoty z imiennego raportu ubezpieczonego – według danych ZUS-u na koncie płatnika powstanie więc niedopłata.
Komplikacje rozliczeniowe rodzi też sytuacja, w której pracownik otrzymuje wynagrodzenie do 10 następnego miesiąca (np. zatrudniony od 1 września, jednak pierwszą wypłatę otrzymuje do 10 października – czyli w październiku) albo np. nadgodziny/premie są wypacane osobno, czyli najpierw robiony jest przelew podstawy wynagrodzenia (np. we wrześniu), a dopiero potem wyliczana jest premia i wypłacana np. do końca roku. Wówczas należy pamiętać o konieczności sporządzenia tak zwanego „zerowego” („0”) raportu Imiennego (RCA). W przypadku jego braku ZUS nie posiada kompletu danych o okresach ubezpieczenia takiej osoby, co np. w sytuacji starania się o świadczenia może spowodować wstrzymanie ich wypłaty (chodzi o wszystkie świadczenia, które wypłaca ZUS, czyli: zasiłek chorobowy, macierzyński, rodzicielski, opiekuńczy, świadczenie rehabilitacyjne).
Pomyłka w kodzie, np. zgłoszenie pracownika z kodem zleceniobiorcy (błąd ludzki) – w przypadku kiedy to ZUS wypłaca zasiłki, może sprawić, że Zakład nie wypłaci świadczenia do momentu wyjaśnienia rodzaju ubezpieczenia
Błędy rozliczeniowe
Poprawa podstawy do ubezpieczenia w imiennych raportach to nie ostatni etap. Po jej dokonaniu płatnik musi jeszcze pamiętać o przeliczeniu deklaracji DRA (łączne podliczenie składek do zapłaty za wszystkich ubezpieczonych). Jeśli tego nie zrobi powstanie różnica składek pomiędzy raportami ubezpieczonych, a kwotą do zapłaty przez płatnika. W oczach ZUS znów powstanie nadpłata lub niedopłata.
Od 2022 roku można składać korekty deklaracji ZUS tylko za okres do 5 lat wstecz. Co to oznacza? Przed zmianą przepisów o zwrot nadpłaty w składkach przedsiębiorcy mogli ubiegać się bez ograniczeń czasowych. Dziś, jeśli po zrobieniu korekt na koncie płatnika powstałaby nadpłata, to jej część sięgająca ponad 5 lat wstecz jest nie do odzyskania.
Celem zmiany zasad korygowania deklaracji było ukrócenie praktyk „optymalizowania” stanowisk pracy na potrzeby składek wypadkowych. Niemal wszystkie składki ZUS są stałe i procentowo równe dla wszystkich. Składka na ubezpieczenie emerytalne wynosi 19,52% podstawy wymiaru składek, na ubezpieczenia rentowe – 8,00%, na ubezpieczenie chorobowe – 2,45%. Tylko stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe jest różnicowana i uzależniona od liczby osób ubezpieczonych w firmie oraz branży, w jakiej działa przedsiębiorstwo.
W przypadku więc zakładów pracy o podwyższonym ryzyku, np. tartaku, składka na ubezpieczenie wypadkowe wyliczana jest według maksymalnych stawek. Niektórzy przedsiębiorcy potrafią jednak tak zmodyfikować charakterystykę stanowiska, by z miejsca pracy o wysokim ryzyku wypadku zamienić je na zagrożone w stopniu umiarkowanym lub niskim. To powodowało obniżkę stawki należnej składki wypadkowej i dawało szansę pracodawcom na złożenie korekt deklaracji i wystąpienie o nadpłatę. Niejednokrotnie w grę wchodziły ogromne kwoty.
Niemniej możliwość odzyskania nadpłaconych składek nadal istnieje, tyle że tylko do 5 lat wstecz. Warunkiem jest złożenie prawidłowej korekty deklaracji ZUS.
Niedopłata na koncie płatnika
Na koncie płatnika może powstać nie tylko nadpłata składek, o której zwrot można wystąpić składając korektę. Możliwa jest również niedopłata. W takim przypadku konieczne jest uregulowanie zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Zakład Ubezpieczeń Społecznych może przymusić płatnika do złożenia stosownych korekt np. odmawiając wydania zaświadczenia o niezaleganiu w składkach, co może zamknąć drogę do pozytywnego rozpoznania wniosków kredytowych i korzystnego rozstrzygnięcia konkursów przetargowych.
Składanie korekt deklaracji jak i poprawne prowadzenie dokumentacji ZUS, jest ważne również z innych powodów. Choćby dlatego, że przedsiębiorca chcąc np. rozłożyć swoją płatność w ZUS-ie na raty musi spełnić warunek poprawnego złożenia wszystkich deklaracji i raportów.
Autor: Skarbiec Corporate Services z do grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec, specjalizuje się w prowadzeniu księgowości, rachunkowości i outsoursingu kadr i płac
Added to shopping cart
The product has been added to your shopping cart.
What business will pay off in 2025
Featured franchises
Żabka
Sklepy typu convenience
5 000 PLN
McDonald’s
Restauracje szybkiej obsługi
2 000 000 PLN
Willisch
Lodziarnie
89 000 PLN
Xtreme Fitness Gyms
Kluby fitness/siłownie
450 000 PLN
Yasumi Instytut Zdrowia i Urody
Gabinety kosmetyczne, hotele i obiekty SPA
200 000 PLN
Carrefour
Sklepy convenience, minimarkety, supermarkety
100 000 PLN
Alior Bank Partner
Placówki bankowe
60 000 PLN
Brands from the same sector
Franchise name
Sports articles
15,000 €
Franchise name
Partnership
10,000 €
Franchise name
Master licenses
7,000 €
Franchise name
Franchise
5,000 €
Z ostatniej chwili
Pokaż wszystkie
Otwórz biznes z Lviv Croissants
– Jestem mile zaskoczona tym, że ta franczyza jest bardzo dobrze zorganizowana. Każdy zna tutaj swoją funkcję. Mamy opiekunów, do których...
Dowiedz się więcej
Sukces programu Żabki
Żabka kontynuuje program dla początkujących przedsiębiorców „Bezpieczny start”. Dzięki inicjatywie sieci, ponad 50 osób otworzyło...
Dowiedz się więcej
Fit+ sięga po niszę
Sieć bezobsługowych siłowni Fit+ celuje w miejscowości już od 1 tys. mieszkańców. Sąsiedztwo lokalnej konkurencji mile widziane.
Dowiedz się więcej
Dobry rok Żabki
Grupa Żabka chwali się wynikami za 2024 rok. Zysk netto wzrósł o 66 proc., a sprzedaż do klienta końcowego o blisko 20 proc. Przybyło też...
Dowiedz się więcej